Wszystkie te kwestie, które wiążą się z cenami usług świadczonych przez biura rachunkowe, charakteryzuje ogromna kontrowersyjność. Gdybyśmy pytali o zdanie jedynie osoby, które nawiązują z nimi współpracę, z pewnością dowiedzielibyśmy się, że im będą niższe, tym lepiej. Z kolei pracownicy biura nie mają wątpliwości, że współpraca z klientem dążącym jedynie do ograniczania kosztów nie ma sensu, bo swoją cenę ma nie tylko wiedza, ale również możliwość korzystania z narzędzi ułatwiających prowadzenie firmowej księgowości. Jak jest więc w rzeczywistości?

Dlaczego nie może być za tanio?

Jeszcze zanim przejdziemy do analizy cen w biurach rachunkowych musimy zastanowić się, dlaczego wybór tego z najbardziej przystępną cenowo oferta zwykle nie jest najlepszym rozwiązaniem. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że w zdecydowanej większości przypadków niskie ceny są sygnałem świadczącym o tym, że jakość usług również nie jest wysoka. Klient, który mało płaci, automatycznie odbiera sobie prawo da stawiania pracownikowi biura dużych oczekiwań. Jakby tego było mało – ten sam klient musi liczyć się z tym, że każda błędna decyzja biura zaciąży na jego budżecie. Oczywiście, obowiązkowe OC da szansę na wyegzekwowanie rekompensaty za poniesione straty. Nie uchroni jednak przed koniecznością zdawania relacji urzędnikom oraz stawiania się przed organami państwowymi. Żadne odszkodowanie nie zrekompensuje tez strat wizerunkowych, które są dziś bardziej bolesne niż kiedykolwiek wcześniej.

Podejrzenie powinny budzić wszystkie koszty niższe niż 150-200 PLN miesięcznie nawet, jeśli mamy do czynienia z niewielką firmą, a tym samym również z niewielkim zakresem obowiązków. Te sugerują, że biuro bazuje na pracownikach, którzy nie mają jeszcze dużego doświadczenia. Oczywiście, może się okazać, że nawet jego brak nie przeszkodzi pracownikowi biura w sumiennym wykonywaniu powierzonych mu obowiązków. Znacznie bardziej prawdopodobne jest jednak to, że będziemy mieli do czynienia z osobą, która nie uniknie potknięć. Współpraca z tanim biurem rachunkowym ma i ten minus, że osoby w nim zatrudnione najprawdopodobniej nie zechcą dawać z siebie więcej niż wynosi absolutne minimum. Trudno będzie więc liczyć na przydatne sugestie odnoszące się choćby do optymalizacji podatkowej. Trudno też liczyć na to, że biuro rachunkowe z przesadnie niskimi cenami będzie dysponować oprogramowaniem ułatwiającym pracę jego pracownikom. Jego brak w tak zwanych „gorących okresach” może prowadzić do sporych opóźnień.

Z jakimi kosztami należy się liczyć?

Ceny usług świadczonych przez biura rachunkowe są uzależnione od przynajmniej kilku czynników. Jak już wspomniano, dużą rolę odgrywa doświadczenie takiego podmiotu oraz jego reputacja. Nie mniej ważne jest jednak to, gdzie się znajduje oraz to, jaki jest zakres świadczonych przez nie usług. Należy też liczyć się z tym, że duże i długie kontrakty są negocjowane w nieco inny sposób niż klasyczne umowy. Zwykle wiążą się też z odpowiednio niższymi cenami, choć ich szczegółów zwykle nie podaje się do wiadomości publicznej.

Koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych nieznacznie różnią się w poszczególnych województwach. Kluczowe znaczenie dla księgowych ma jednak to, z jak wieloma dokumentami będą mieć do czynienia. Prowadzenie ksiąg w niewielkiej firmie to wydatek co najmniej kilkuset złotych miesięcznie. Przy większym podmiocie kwota ta jest odpowiednio wyższa. Kolejne kilkadziesiąt złotych wynosi obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika, podobną wartość ma wypełniona jednorazowo deklaracja podatkowa PIT. Ponad 50 PLN to dziś koszt przygotowania jednej umowy cywilnoprawnej. Tańszy jest miesięczny koszt prowadzenia uproszczonej księgowości (sprawy podatkowe i KPiR). I tu ceny zmieniają się w zależności od tego, z jakim województwem mamy do czynienia, w najmniejszych firmach koszt ten nie przekracza jednak 300-400 PLN miesięcznie.

Tanio a dobrze – czy tak się da?

Ceny usług świadczonych przez pracowników biura rachunkowego nie napawają optymizmem, nic więc dziwnego, że często pojawia się pytanie o możliwość obniżenia kosztów. Okazuje się, że jest to całkiem realny scenariusz. Chcąc zapłacić mniej warto korzystać przede wszystkim z różnego rodzaju kampanii promocyjnych. Wiele biur wprowadza je zwłaszcza w odniesieniu do najmniejszych podmiotów chcąc oswoić podmioty debiutujące dopiero na rynku z profesjonalną obsługa księgową. Warto pamiętać także o tym, że ceny można negocjować, zawsze są one przy tym niższe wtedy, gdy klient jest zdecydowany podpisać dłuższą umowę zamiast jednorazowego zlecenia.

Więcej podobnych artykułów znajdziesz na stronie biura rachunkowego Tax Bonus z Dąbrowy Górniczej: https://tax-bonus.com.pl/dabrowa-gornicza-dobre-biuro-rachunkowe-ksiegowosc/